Lionel MURAT
Lionel est co-fondateur de CIKLab. Ancien responsable de contrôle qualité, il est spécialisé dans la sous-traitance des analyses alimentaires.
Contrôle qualité alimentaire : Pourquoi choisir le logiciel CIKLab ?
- Lionel MURAT
Vous travaillez dans le contrôle qualité alimentaire et vous utilisez encore Excel pour gérer toutes les analyses de contrôle ? Je comprends. J’ai fait ça pendant des années avant de créer CIKLab. Et je sais exactement ce que vous vivez au quotidien.
Aujourd’hui, je vais vous expliquer pourquoi nous avons développé CIKLab et comment il peut transformer votre gestion de contrôle qualité, un retour d’expérience…terrain.
Sommaire
- 1) CIKLab, c'est quoi au juste ?
- 2) CIKLab, pourquoi c'est une solution incontournable pour le contrôle qualité alimentaire
- 3) Pour qui est fait CIKLab ?
- 4) Comment CIKLab s'intègre dans votre quotidien ?
- 5) Quels sont les gains avec CIKLab
- 6) Mon avis sur ciklab
- 7) Conclusion : CIKLab, le logiciel pensé pour votre réalité
CIKLab, c'est quoi au juste ?
CIKLab est un logiciel SaaS de contrôle qualité alimentaire conçu pour gérer l’ensemble de vos contrôles, des plans de surveillance produits et fournisseurs jusqu’à l’édition des certificats d’analyse, en passant par toute la gestion des lots et des analyses.
L'histoire derrière ciklab.
Quand j’étais responsable de contrôle qualité dans l’industrie alimentaire, je passais un nombre incalculable d’ heures par semaine à jongler entre :
- Des fichiers Excel pour mes plans de contrôle
- D’autres fichiers Excel pour suivre mes analyses externes et internes;
- Des fichiers excel pour suivre mes offres analytiques des laboratoires.
- Des fichiers PDF mal rangés quelque part dans l’arborescence réseau
- Des certificats d’analyse à rédiger, modifier et enregistrer manuellement
Un jour, en discutant avec des confrères, j’ai réalisé que je n’étais pas le seul à « galérer » : beaucoup de responsables qualité et de contrôle vivaient la même chose. Il n’existait tout simplement pas de solution vraiment adaptée, entre les LIMS cablé labo et les ERP pas conçus pour gérer le contrôle qualité opérationnel, on bricolait tous.
En faisant le calcul, j’ai compris qu’on perdait un temps énorme à créer, modifier et gérer des dizaines de fichiers excel pour essayer d’être carré et d’anticiper au mieux les problèmes.
C’est à ce moment-là que l’idée de CIKLab a vu le jour.
Le problème pour gérer le contrôle qualité avec Excel ?
Ne vous méprenez pas, on le répète souvent avec mon associé, Excel est un outil génial ! Qui pourrait prétendre le contraire? Mais ce n’est pas un outil de gestion, et encore moins pour traiter toutes les dimensions du contrôle qualité alimentaire.
Excel peut rapidement montrer ces limites :
- Pas de centralisation des données
- Difficile d’entrer plusieurs dimensions et de lier les diffrents fichiers.
- Risque d’erreurs de saisie
- Partage d’informations difficile avec l’équipe
- Travail à plusieurs impossible sur un même fichier.
- Pas d’historique fiable des données
Exemple vécu : un de nos clients qui utilise désormais CIKLab, nous a avoué qu’une des personnes de l’entreprise avait développé un super système Excel avec beaucoup de liaisons entre fichiers, des macros pour rendre le process fluide, mais qu’à la suite de son départ et avec les évolutions d’excel, le système était tomber en « panne » personne n’était arrivé à le refaire fonctionner.
CIKLab, une solution incontournable pour le contrôle qualité alimentaire
1) Une application conçue pour les utilisateurs
CIKLab n’a pas été développé par des informaticiens. Il a été conçu et imaginé par des responsables qualité qui connaissent l’organisation et les contraintes du terrain.
Le résultat ? C ‘est une interface où vous trouvez l’information en 2 clics maximum. Pas besoin d’ouvrir une cascade de fenêtres pour accéder aux infos, pas besoin non plus de formation de 3 jours pour comprendre comment ça marche.
Quand vous créez un lot, tout est là :
- Les contrôles à effectuer et les périodicités
- Les méthodes à utiliser
- Les laboratoires à contacter
- Les délais d’analyses et de libération
- L’historique des résultats
Notre expérience : Nos nouveaux utilisateurs sont autonomes en moins d’une heure. Parce que l’interface correspond à leur façon de travailler, pas l’inverse.
2) Une mise en place très simple et un accompagnement dédié.
Mettre en place un nouveau logiciel, c’est très impactant ! Et cela peut être une vraie angoisse. « Si en fait je me suis trompé ? Et si ça ne marche pas ? Et la formation de l’équipe ? »
Chez CIKLab, on vous accompagne du début à la fin :
- Vous testez d’abord gratuitement l’application 15 jours avec nous, l’objectif : être à l’aise avec l’outil
- Vous testez ensuite en condition de production pendant 1 mois
- On vous accompagne dans la création de vos premiers plans de contrôle et dans le paramétrage
- Il n’y a rien à installer sur vos serveurs, pas de paramétrages longs et fastidieux
- CIKLab fonctionne avec abonnement mensuel, résiliable, pas de coûts cachés, pas de consultants sur place, pas de projet à plusieurs zéros..€€€
- Une connexion internet et un identifiant, et vous commencez dans la journée !
Concrètement : Un nouveau client est opérationnel en moins de 2 semaines. Et on reste disponibles après pour vous accompagner dans la prise en main.
Les plans de contrôle, c’est le nerf de la guerre dans un service qualité.
Aucune gestion de lots et de fabrications cohérente n’est possible sans une planification efficace. En pratique dans l’industrie ce sont d’ailleurs des centaines de plans de contrôle et de cahiers des charges à gérer, faire vivre et tenir à jour.
Avec CIKLab, vous créez votre plan de contrôle une fois, et le logiciel fait le reste.
Exemple pratique : Vous fabriquez un complément alimentaire qui nécessite :
- Analyses microbiologiques tous les lots
- Dosage des actifs tous les 3 lots
- Substances à surveiller tous les mois
- Identification botanique systématique
- Recherche de contaminants tous les 6 mois pour certains, tous les ans pour d’autres
Vous paramétrez ça une fois dans CIKLab grâce à des templates d’inspection. À chaque nouveau lot, l’application vous dit automatiquement quelles analyses commander en fonction des périodicités. Plus besoin de se demander « c’est quand la prochaine analyse métaux lourds déjà ? » « C’était quoi les derniers résultats ? »
Le gain : Vous ne ratez plus jamais une analyse, vous gagnez un temps considérable sur la planification et vous accédez aux dates et historiques de résultats en temps réel. CIKLab répond parfaitement au chapitre 2.5.9 du FSSC 22000
4) La gestion centralisée de vos laboratoires sous-traitants
C’est clairement quelque chose que d’autres logiciels ont du mal à gérer, pourtant la sous-traitance des analyses, c’est un incontournable du contrôle alimentaire. Tous les industriels de l’alimentaire, de l’ingrédient, de la cosmétique et du complément alimentaire sous-traitent une très grande partie des analyses. Et c’est là que ça se complique:
- Un à deux labos pour la microbiologie
- Un troisième et quatrième pour le dosage des actifs, pour l’indentification botanique
- Plusieurs pour les contaminants
- Chacun avec son portail client, ses méthodes, ses délais, ses tarifs,
CIKLab centralise et facilite tout ça:
- Tous vos laboratoires dans une base unique
- Les analyses et méthodes sont disponibles pour chaque labo
- les prix, les délais sont visibles accessibles et peuvent être suivis
- L’historique de vos commandes est disponible ainsi que des indicateurs
- Vous suivez toutes vos analyses sous-traitées sur UNE interface automatisée
Cas réel : Beaucoup de nos clients travaillent avec une dizaine de laboratoires différents. Avant CIKLab, ils perdaient des heures par semaine à vérifier les tarifs sur les devis, vérifier les méthodes, les délais de contrôle. Maintenant ? c’est paramétré en fonction des produits ou matrices et automatisé.
5) Contrôlez vos lots très facilement
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6) Édition automatique des certificats d'analyse (CoA)
L’édition des certificats d’analyse, c’est le goulot d’étranglement pour le service de contrôle.
Avant d’éditer le précieux document ?
Il faut :
- Récupérer tous les résultats
- Les mettre en forme dans Word
- Etre bien certain que le document est à jour et que les spécifications & engagements sont corrects
- Vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs
- Faire valider par le responsable
- Signer, dater, enregistrer
Avec CIKLab :
- 1 clic et votre CoA est généré
- Toutes les données sont déjà intégrées et forcement à jour
- Le workflow de validation est automatique
- Le certificat est daté, signé et archivé automatiquement
Le gain : un de nos derniers clients a économisé l’équivalent d’un temps plein annuel sur la seule édition des certificats !
7) L'exploitation de vos données et résultats de contrôle
Vos résultats, c’est votre patrimoine analytique c ‘est une mine d’or d’informations. Mais combien d’entre nous exploitent vraiment ces données ? C’est très difficile d’aller chercher et remonter les infos sur des dizaines de fichiers, beaucoup n’entrent d’ailleurs pas des résultats mais souvent du conforme/non conforme, impossible dans ces cas là d’évaluer des tendances ou détecter des signaux faibles.
Avec Excel, c’est compliqué d’avoir une vision claire. Avec CIKLab, vous avez :
- L’historique structuré et complet de tous vos lots et résultats
- Les rapports d’essais de vos soustritants intégrés pour chaque analyse
- Des indicateurs de performance
Exemple concret : En visualisant l’historique d’ analyses microbiologiques sur plusieurs mois et différents lots, un de nos clients a détecté une dérive progressive. Investigation faite, c’était lié à un biofilm en cours de developpement sur un équipement. Détection précoce = correction rapide = pas de crise.
8) Sécurité des données et conformité sont garanties
Dans l’agroalimentaire, la sécurité des données est centrale. Vos analyses de contrôle qualité, c’est votre preuve de conformité en cas d’audit ou de crise.
CIKLab, c’est :
- Hébergement souverain en France avec certification ISO 27001
- Sauvegardes automatiques selon la règle de l’ANSSI
- Connexion sécurisée avec authentification renforcée
- Traçabilité complète de toutes les actions utilisateurs (Audit Trail)
Vos données sont plus en sécurité dans CIKLab que dans des fichiers Excel ou sur votre serveur local !
Pour les audits : Toutes vos données sont horodatées et traçables. Fini la panique quand l’auditeur vous demande « montrez-moi l’historique de ce lot » « qui a entré ou modifié ce résultat ? » Montrez-moi que seules les personnes autorisées peuvent signer un certificat? »
A qui s'adresse CIKLab ?
CIKLab s’adresse aux professionnels qui doivent gérer des analyses de contrôles qualité et des analyses externes sur de multiples plans de contrôle.
Les secteurs concernés :
- Compléments alimentaires : Nombreuses analyses (actifs, contaminants, microbiologie, contrôle sur lignes…)
- Produits transformés : Traçabilité stricte de la matière première au produit fini, plan de surveillance complexes
- Ingrédients alimentaires : Spécifications techniques complexes, analyses très diverses, analyses fournisseurs, edition de CoA très différents.
- Cosmétiques : Plans de contrôle et surveillance complexes, edition de certificats d’analyse
- Prémixeurs : Gestion de multiples matières premières
Les profils utilisateurs
- Responsables qualité et contrôle : Votre outil au quotidien pour piloter tous vos plans de contrôles
- Techniciens qualité : Pour gérer facilement l’organisation des analyses sur les réceptions matière ou les fabrications.
- Directions : Pour avoir une visibilité sur l’avancement des contrôles et dates de libération
- Commerciaux: Pour accéder rapidement aux certificats d’analyse clients
Comment CIKLab s'intègre dans votre quotidien ?
Le workflow de contrôle avec CIKLab
Étape 1 : Création du lot
Vous lancez une production ou recevez une matière première : vous créez le lot dans CIKLab avec en 3 secondes, ou automatiquement avec la connexion API-ERP.
- Le produit concerné
- Le code article
- La date de fabrication
- Le numéro de lot
- Les numéros de lots de matières premières
➡️ CIKLab affiche automatiquement les contrôles à effectuer selon votre plan de contrôle.
Étape 2 : Commande des analyses.
CIKlab vous indique les analyses à lancer ainsi que les laboratoires-pré-sélectionnés En 1 clic, vous commandez toutes les analyses externes et externes
CIKLab génère :
- Les bons de commande pour chaque laboratoire (Pdf et CSV)
- Les étiquettes d’identification des échantillons
- Le suivi automatique des analyses, délais et coûts.
Étape 3 : Suivi en temps réel
Vous voyez en un coup d’œil :
- Quelles analyses sont en cours
- Les délais de rendu des résultats
- Les alertes si un délai est dépassé
Étape 4 : Réception des résultats
Les laboratoires vous envoient leurs rapports. Vous pouvez les importer dans CIKLab (drag & drop du PDF, ou import automatique).et les lier automatiquement aux lots (plus besoin d’arborescence de dossiers sur votre réseau)
Étape 5 : Libération du lot
Si tout est conforme, vous validez la libération du lot. CIKLab peut génèrer automatiquement
- Un certificat d’analyse,
- Un certificat de conformité
- Un dossier lot
- Une fiche récap de contrôle.
Étape 6 : Archivage et traçabilité
Tout est automatiquement archivé, horodaté et traçable dans l’audit trail de l’application.En cas d’audit ou de réclamation, vous retrouvez toutes les infos en quelques secondes.
Quels sont les gains avec CIKLab?
Nos clients constatent en moyenne :
- 80% de temps gagné sur la gestion administrative des analyses, le suivi, la mise à jour des plans de contrôle
- Zéro oubli sur les analyses périodiques grâce à l’automatisation
- 10x plus rapide pour générer un certificat d’analyse
- Meilleure exploitation des données qualité
Mon avis sur CIKLab ?
Ce qui fait la différence
- Conçu pour des responsables qualité: Chaque fonctionnalité répond à un vrai besoin terrain, pas juste à une idée marketing.
- Focus sur plans de contrôle et les analyses sous-traitées : On ne fait pas tout, mais ce qu’on fait, on le fait bien. La gestion des labos externes et des plans de contrôle complexes, c’est notre cœur de métier.
- Évolution continue : On écoute nos clients et on fait évoluer le logiciel en fonction de leurs retours. Les mises à jour et les evolutions sont incluses dans notre abonnement.
- Support réactif : Parce que j’ai été longtemps à votre place, quand vous avez besoin d’aide, on est là !
Les questions à se poser avant de se lancer
Avant d’investir dans un logiciel comme CIKLab, posez-vous les bonnes questions :
1. Quel est votre volume de contrôles ? Si vous faites 2 lots par mois avec 3 analyses sur quelques plans de contrôle, Excel suffit sans doute. Si vous faites 50 lots par mois avec 15 analyses chacun, avec plusieurs plans de surveillance, alors CIKLab va vous changer la vie!
2. Combien de temps perdez-vous en gestion administrative ? Faites le calcul, mais faites-le honnêtement : temps passé à gérer Excel, à mettre à jour des plans de contrôle, diter plusieurs fiches techniques, commander les analyses, à suivre les délais, à générer les CoA… Si c’est plus de 5h par semaine, CIKLab est déjà rentabilisé!
3. Avez-vous des problèmes de traçabilité ou des erreurs récurrentes? Difficile de retrouver un résultat d’analyse ? Incertitude sur le statut d’un lot ? CIKLab résout ces problèmes.
4. Êtes-vous prêts à digitaliser ? Un logiciel, ça change les habitudes. Il faut que l’équipe soit prête à abandonner Excel pour un nouveau système.
Conclusion : CIKLab, le logiciel pensé pour votre réalité
On a crée CIKLab avec mon associé, parce qu’on en avait cruellement besoin quand on travaillait dans l’industrie. Tous les jours, je constate que nos prospects ont encore les mêmes problématiques que nous:
- Trop de temps perdu en administratif
- Des plans de contrôle et des cahiers des charges à l’infini
- Difficultés à suivre les analyses externes
- Stress pour retrouver l’information en cas d’audit
- Génération manuelle des certificats d’analyse
CIKLab, ce n’est pas un logiciel miracle. C’est un outil pragmatique qui répond aux vrais problèmes du contrôle qualité alimentaire. Sans fioritures, sans fonctionnalités gadgets, juste ce dont vous avez besoin.
Mon conseil : Si vous vous reconnaissez dans les problématiques décrites dans cet article, demandez une démo. On vous montrera concrètement comment CIKLab peut s’adapter à votre situation.
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