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[Etude de cas] Quel système Excel pour gérer le contrôle qualité ?

La mise en place de processus de contrôle qualité est indispensable dès le démarrage d’une activité de production ou distribution de produits agro-alimentaires. En revanche, dans un premier temps, quelques fichiers Excel en guise de logiciel de contrôle qualité peuvent faire l’affaire pour planifier et suivre les analyses.

Jusqu’à quand utiliser Excel pour mon CA

Nous vous proposons dans cet article quelques stratégies que nous avons découvertes en échangeant avec des responsables de contrôle qualité en agro-alimentaire.



Selon le règlement EC 178/2002, « un exploitant du secteur alimentaire est le mieux à même d’élaborer un système sûr de fourniture de denrées alimentaires et de faire en sorte que les denrées alimentaires qu’il fournit sont sûres. Il y a lieu par conséquent que la responsabilité juridique primaire de veiller à la sécurité des denrées alimentaires lui incombe ».

Pour assurer la maitrise sanitaire de leurs productions, les entreprises agro-alimentaires ont l’obligation de mettre en place un système de gestion de la Qualité et de contrôler leurs produits. S’il est logique de se reposer sur certaines analyses réalisées par des fournisseurs de confiance et validés, les contaminations des dernières semaines nous confirment qu’il est fondamental de contrôler les produits…

Après avoir discuté avec des dizaines de responsables qualité, voici quelques conseils que nous pouvons vous partager pour la mise en place d’un logiciel de gestion de laboratoire sous Excel :

KEEP IT SIMPLE !

Excel est un logiciel fantastique et extrêmement puissant. On peut faire énormément de choses, des plus simples aux plus compliquées. Le problème est qu’il faut bien maitriser Excel pour développer et mettre à jour un système et que d’un autre côté, beaucoup d’utilisateurs sont allergiques aux colonnes, lignes et autres onglets.

À développer un système trop poussé sur Excel, on est confronté à un double problème : On n’utilise plus Excel pour ce qu’il est censé être (du traitement de données) et on fige le système car il devient difficile de le modifier. Si la personne qui a développé l’outil quitte l’entreprise, il est très compliqué de reprendre la main dessus.

Pour cette raison, il faut garder votre système Excel le plus simple possible. Éviter de faire communiquer de nombreux fichiers entre eux, éviter de manipuler des fichiers trop lourds, éviter d’essayer de tout automatiser au risque de créer un géant au pied d’argile.

Les différentes stratégies

Les responsables qualité ont bien compris cela et ils développent des système Excel en fonction de leurs besoins. Voici la présentation des 4 stratégies Excel que nous voyons le plus souvent pour créer sa propre solution de gestion de contrôle qualité.

Stratégie par produit

C’est la stratégie la plus simple. Il suffit « simplement » de créer un fichier Excel par produit.

Un premier onglet permet de créer une fiche de spécification avec les analyses à réaliser et les résultats attendus. Un second onglet permet d’enregistrer des résultats par lots. On peut assez simplement automatiser l’édition des bons de commande et des certificats d’analyses.

L’avantage évident est de centraliser toutes les informations, toutes les analyses et toutes les données liées à un produit, voire une famille de produits sur un seul fichier. Cela permet de construire un historique de résultats, d’analyser les tendances, d’automatiser l’édition de certificats d’analyses.

En revanche, cela force à créer autant de fichiers que de produits, ce qui devient pénible quand vous manipulez beaucoup d’articles (matières premières, produits intermédiaires, produits finis). Les fichiers deviennent très lourds et les requêtes prennent du temps. Vous passez également beaucoup de temps à mettre à jour tous vos fichiers car ils sont indépendants les uns des autres.

Avantages : Adapté à des catalogues produits limités. Permet de centraliser les données et automatiser

Inconvénients : Beaucoup de fichiers à manipuler. Fichiers lourds pour réaliser les requêtes

Stratégie par année

Nous voyons le plus souvent cette organisation chez les entreprises qui fonctionnent par plan de surveillance. Il suffit « simplement » de bien qualifier vos fournisseurs et les produits. Ensuite, vous procédez par contrôle aléatoire sur les produits et les paramètres en fonction des risques définis.

C’est une stratégie idéale pour prévoir et planifier ce que vous allez analyser dans une année.

Sur un fichier, vous listez l’ensemble de vos produits et les fréquences de contrôles. Dans les colonnes vous indiquez les analyses.

Ensuite, à réception d’un nouveau lot, vous vous rapportez au plan de contrôle pour savoir et décider ce que vous devez analyser. Une petite case verte ou rouge vous permet d’indiquer si la périodicité est respectée et vous pouvez enregistrer tous les résultats ou les numéros des lots testés.

L’inconvénient principal est que pour éviter que le système ne soit trop lourd, il est plus simple de fonctionner avec un fichier par année. Cela pose évidemment des difficultés pour construire et consulter des historiques de résultats.

Il est également plus compliqué d’automatiser la création de bons de commandes et de certificats d’analyses. C’est pour cela que cette stratégie est principalement utilisée par les entreprises de produits finis qui ont simplement besoin de libérer les produits dans leur ERP.

Avantages : 1 fichier global pour tous les produits. Planification et vision d’ensemble des analyses

Inconvénients : Pas d’historique des analyses. Difficile d’automatiser le système.

Stratégie par étape

Cette technique est utilisée par les entreprises qui réalisent beaucoup de contrôles en interne ou en externe avec des équipes qualité plus nombreuses.

Il suffit « simplement » de créer un premier fichier pour les plans de contrôle par produit. Un autre fichier pour enregistrer des échantillons, commander et suivre les analyses. Un dernier fichier pour enregistrer les résultats.

Cela permet une bonne maitrise du plan de contrôle et de construire un historique de résultats. Avoir différents fichiers permet de travailler à plusieurs sans être en lecture seule. En revanche, cela nécessite d’être un as du Ctrl +C / Ctrl +V pour recopier les informations entre les différents tableurs.

Avantages : Travail en équipe, suivi des analyses

Inconvénients : Beaucoup de saisie, COA manuels

Stratégie par analyse

C’est la dernière stratégie Excel que nous avons identifié, bien que nous la voyions plus rarement. Il s’agit de fonctionner non plus par produit, ou par année, mais par analyse et laboratoire. Un fichier pour les pesticides, un pour les métaux lourds, un pour la microbiologie, etc. Cette stratégie est utilisée par les entreprises qui réalisent de nombreuses analyses, que ce soit en QC, R&D ou pour les stabilités.

Cela permet de simplifier le suivi des échéances et des laboratoires. Il est également plus simple de de croiser et comparer des résultats.

Évidemment, l’inconvénient principal est que vous retrouvez vos produits sur plusieurs fichiers Excel différents. Cela nécessite de tenir à jour en permanence plusieurs fichiers, de saisir les informations plusieurs fois. De même, pour éditer un certificat d’analyse, vous devez compiler les informations présente à différents endroits.

Avantages : Plus simple pour suivre les analyses. Possibilité croiser les résultats et les tendances

Inconvénients :  Des produits ventilés sur plusieurs fichiers. Beaucoup de saisie.




En conclusion, à moins de monter une véritable base de données Excel et donc de sortir des conditions d’utilisation optimale du logiciel, il manquera forcément une dimension à votre système. A vous de choisir l’approche la plus adaptée.

En revanche, si vous souhaitez un système structuré et automatisé, Excel n’est plus adapté. Il faut à ce moment-là choisir un logiciel de gestion de laboratoire ou de contrôle qualité adapté. Les LIMS (logiciel de gestion de laboratoire) sont bien souvent disproportionnés par rapport aux besoins des laboratoires industriels. Les modules Qualité des ERP sont principalement fait pour les contrôles en ligne ou systématique, voire pour la libération des lots. En revanche, en plus de l’investissement nécessaire, ils ne sont pas adaptés à la gestion des plans de contrôle et au suivi des laboratoires sous-traitants.

CIKLab est un logiciel simple et pragmatique de gestion de contrôle qualité et de suivi des analyses. Il est particulièrement adapté aux besoins des industriels qui gèrent des plans de contrôle périodiques et testent leurs produits en interne comme en externe.

CIKLab vous permet de regrouper toutes vos données dans un seul système et d’automatiser le processus de contrôle. N’hésitez pas à nous contacter pour davantage d’information.