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Déployer un ERP au contrôle qualité

23 décembre 2022

4 min

Maxence Duprez
Cofondateur de CIKLab

ERP* : Entreprise Ressource Planning

Accélérée par les années COVID, mais en cours depuis longtemps, la digitalisation des entreprises concerne tous les secteurs d’activité. Poussées par les pouvoirs publics, de plus en plus d’entreprises lancent des projets ERP. Le principe est logique voire évident, centraliser toutes les informations d’une entreprise.

Malheureusement, il arrive fréquemment que les résultats ne soient pas à la hauteur des attentes… et des investissements…

D'Excel à l'ERP

Encore bien souvent dans les entreprises, chaque service met en place différents fichiers Excel pour piloter son activité : commercial, production, facturation, comptabilité, RH, contrôle qualité, etc.

Assez rapidement, à cause des obligations légales ou de la relation avec le cabinet d’expertise comptable, on met en place un logiciel de facturation et de comptabilité. C’est souvent le premier logiciel en place dans les entreprises.

Ensuite, on ressent le besoin de structurer les stocks et la production d’où la mise en place d’un premier ERP simple. C’est la véritable vocation de l’ERP.

De son côté, le service commercial travaille avec des fichiers Excel pour suivre les prospects et les projets en cours. Éventuellement, il est possible de mettre en place un véritable CRM (version gratuite) qui permet de structurer les informations.

Évidemment, ces multiples fichiers Excel et systèmes indépendants ont leurs lourdeurs. Malgré tout, ca fonctionne. Mais un jour, il faut digitaliser l’entreprise et mettre en place un nouvel ERP…

L’idée de regrouper tous les fichiers Excel au sein d’un nouvel ERP est belle…. Mais le mieux n’est-il pas souvent l’ennemi du bien ?

 

IL N’EXISTE PAS DE LOGICIEL QUI FASSE TOUT BIEN POUR PAS CHER.

Correction :

IL N’EXISTE PAS DE LOGICIEL QUI FASSE TOUT BIEN. Point.

Mettre en place un ERP, une bonne nouvelle ?

À terme, oui. Mais c’est un projet de longue haleine qui prend souvent entre 12 à 24 mois et à la fin duquel personne n’est indemne… ni bien souvent pleinement satisfait du résultat.

Étape 1 : Cahier des charges des désirs des tout le monde.

Étape 2 : Formalisation du cahier des charges.

Étape 3 : Ajustement au budget.

Étape 4 : Livraison d’un ERP qui fait moins de chose que prévu et plus lourd à manipuler

Au départ, on imagine un ERP qui va pouvoir résoudre toutes les lourdeurs de l’entreprise, voire un ERP qui fait notre travail…

Chacun détermine ses besoins, son cahier des charges. Ensuite il faut tout compiler et rédiger un cahier des charges global et commencer à consulter les consultants… 12 mois au moins ce sont écoulés quand on commence à regarder les solutions qui existent.

Et forcément, un ERP qui est capable de tout faire pour toutes les industries, ça n’existe pas.

Il faut trouver l’ERP de votre secteur et les modules de base qui correspondent à votre métier.

Parfois, c’est le logiciel qui va dicter votre organisation. Pour un logiciel qui équipe 90% des plus grosses entreprises du monde, ce n’est pas forcément une mauvaise chose, mais toutes les entreprises ne sont pas prêtes à modifier leur organisation pour un logiciel.

Il faut bien comprendre que dans une entreprise, chaque fonction à une raison précise d’exister et des informations et des process qui lui sont propres. Un ERP pour fonctionner simplement va devoir standardiser tous ces processus.

A chaque exception, la manipulation de l’ERP se complique.

Surtout, chaque modification que vous souhaitez apporter à votre ERP augmente le cout du logiciel. L’informatique est très compliquée et couteuse à développer. Chaque « il suffit » ou « simplement » ajoute 5000€ de développement

Bien souvent, l’ERP coutera 2 fois plus qu’initialement prévu. Mais, évidemment, le budget alloué au projet n’est pas illimité.

Donc, comme une gangrène, petit à petit, on rogne, on coupe, on diminue le périmètre. Et comme c’est le ERP (!) on veut quand même qu’un maximum de process rentrent dedans. Dans ce cas-là, c’est l’ergonomie qui trinque ou des fonctions développées à moitié.

Et vous voilà, après 2 ans, avec votre nouvel ERP. Normalement, les fonctions principales sont livrées, mais il ne reprend pas tous les process de l’entreprise. Malheureusement, l’ergonomie n’est pas terrible, la visualisation des informations laisse à désirer, mais bon an, mal an, vous vous y ferez. Forcément, chaque service garde quand même ses fichiers Excel en parallèle et en développe de plus en plus, car votre ERP est maintenant figé et ne s’adapte plus aux changements de votre organisation.

Tout ça pour ça…

Notre recommendation

Évidemment, il faut mettre en place un ERP adapté à votre activité !

En revanche, plutôt que de rêver à l’ERP idéal pour tout centraliser et surtout, qui n’existe pas, préférez le meilleur logiciel pour chacune de vos fonctions.

Les ERP sont faits pour gérer vos flux de production, du stock de matières premières à la livraison des clients en passant par les ordres de fabrication. En revanche, pour tous les autres processus, préférez les logiciels spécialisés. Évitez de faire développer des modules sur mesure par les intégrateurs. Ces modules coutent très chers et surtout limitent les mises à jour du tronc commun de l’ERP.

Choisissez de préférence ceux qui sont ouverts et interfaçables avec d’autres logiciels pour partager leurs données. Chaque fonction aura un logiciel plus adapté, sans besoin d’adaptation et la mise en place sera plus rapide. Dans un second temps, vous vous attacherez à connecter les logiciels.

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