1. Générer un CoA à partir de données dispersées
C'est très probablement l'erreur la plus fréquente.
Les résultats proviennent souvent de différentes sources :
- d'un laboratoire interne ;
- d'un ou plusieurs laboratoires externes ;
- de fichiers Excel ;
- d'emails ;
- d'un ERP.
Les équipes de contrôle qualité passent alors du temps à rechercher, vérifier puis consolider les informations avant de générer le certificat.
Chaque manipulation supplémentaire crée un risque :
- oubli d'un résultat ;
- erreur de saisie ;
- mauvaise version du document ;
- confusion entre deux lots.
Plus les données sont dispersées, plus le risque d'erreur augmente.
2. Utiliser des spécifications qui ne sont plus à jour
Un résultat n'a de sens que s'il est comparé à la bonne spécification.
Pourtant, il n'est pas rare de retrouver :
- plusieurs versions d'un même cahier des charges ;
- des fichiers enregistrés localement ;
- des spécifications différentes selon les services.
Pire : un modèle de certificat corrompu que l'on duplique à chaque validation !!
Résultat : un produit peut être déclaré conforme sur un document alors qu'il ne répond plus aux exigences actuelles.
Les spécifications doivent être centralisées sécurisées et maintenues dans une source unique.
3. Ressaisir manuellement les résultats d'analyse
La ressaisie est l'un des principaux facteurs d'erreur dans les processus qualité.
Une simple inversion de chiffre ou une décimale déplacée peut modifier complètement l'interprétation d'un résultat. Le problème est d'autant plus fréquent lorsque plusieurs laboratoires ou plusieurs sources de résultats doivent être intégrés (données fournisseur, données internes, externes, résultats périodiques)
Une information déjà disponible et relié à la bonne source ne devrait jamais être saisie une seconde fois.
4. Oublier le lien entre les résultats et le lot
Lors d'un audit, une question revient souvent :
« Pouvez-vous retrouver l'ensemble des résultats d'analyses réalisées sur ce lot ? »
Si la réponse nécessite de rechercher plusieurs fichiers, plusieurs dossiers ou plusieurs recherches manuelles, la traçabilité devient fragile.
Un résultat n'a de valeur que s'il est clairement rattaché :
- au bon produit ;
- au bon lot ;
- à la bonne commande ;
- à la bonne spécification.
- à la bonne date.
La traçabilité ne se construit pas au moment du CoA. Elle se construit dès le plan de contrôle et sur chaque lot.
5. Négliger la signature électronique et la traçabilité des validations
Pendant longtemps, les Certificats d'Analyse étaient imprimés, signés puis envoyés sous format papier ou PDF.
Aujourd'hui, les échanges sont majoritairement dématérialisés et les volumes de documents augmentent constamment.
Pourtant, de nombreuses entreprises continuent à :
- insérer une image de signature dans un document ;
- signer manuellement un PDF ;
- générer des certificats sans aucune trace de validation ;
- ne pas conserver l'historique des modifications.
Le problème n'est pas uniquement la signature.
Le véritable enjeu est de pouvoir démontrer :
- qui a validé le document ;
- à quelle date ;
- sur quelle version ;
- avec quelles données.
Lorsqu'un client pose une question plusieurs mois plus tard ou qu'un audit est réalisé, cette information devient essentielle.
Une signature électronique intégrée à un workflow de validation permet de renforcer :
- la traçabilité ;
- la fiabilité des certificats ;
- la maîtrise documentaire ;
- la conformité des processus internes.
- L'autorité du signataire
La signature électronique des CoA constitue la dernière étape d'un processus de validation sous contrôle.
Une signature électronique n'est pas seulement un gain de temps.
C'est également un moyen de sécuriser les validations et de conserver une preuve fiable de l'émission du Certificat d'Analyse.
6. Négliger les méthodes d'analyse
Vos clients ou vos auditeurs doivent également comprendre :
- ce qui a été mesuré ;
- selon quelle méthode ;
- selon quelle norme lorsque cela est applicable.
Une méthode d'analyse imprécise peut entraîner des incompréhensions ou des demandes complémentaires.
Un résultat sans méthode associée, c'est comme un résultat sans unité : ça n'a aucune valeur !
7. Confondre design et lisibilité
Dans le secteur de la nutraceutique ou des ingrédients notamment, beaucoup d'efforts sont parfois consacrés à l'apparence des Certificats d'Analyse :
- couleurs ;
- pictogrammes ;
- icônes ;
- tableaux complexes ;
- mises en page sophistiquées.
Pourtant, un CoA ce n'est pas une brochure commerciale ou un document marketing, la sobriété devrait être de mise, sinon vos certificats vont être difficile à lire, à interpréter et devenir très difficile à maintenir à jour
Son objectif n'est pas de séduire, mais de permettre à n'importe quel lecteur de comprendre rapidement :
- quel produit est concerné ;
- quel lot a été analysé ;
- Quel est la date de péremption du produit
- quels résultats ont été obtenus et avec quelles méthodes
- Le produit est- il conforme ?
Vos clients ne devraient jamais avoir à chercher une information, à interpréter un résultat, à vérifier vos méthodes, vos spécifications et deviner si un lot est conforme ou non.
Par ailleurs, on observe régulièrement une autre dérive : l'accumulation de mentions et de garanties qui ne sont pas directement liées aux résultats d'analyse.
ESB, OGM, allergènes, nanomatériaux, irradiation, déclarations réglementaires diverses...
Toutes ces informations ont évidemment leur intérêt, mais elles devraient être disponibles sur la fiche technique, la fiche de spécifications ou encore sur des packs d'attestation .
Lorsqu'elles envahissent le certificat, elles compliquent sa lecture et rendent ses mises à jour très complexes
Sur un Certificat d'Analyse, le fond doit toujours rester plus important que la forme.
La priorité doit être donnée à :
- la lisibilité ;
- la clarté ;
- la cohérence ;
- l'absence d'ambiguïté.
8. Multiplier les modèles de certificats
Un modèle pour un client, pour un produit, pour un cahier des charges, Une ancienne version stockée sur un serveur, parfois même une copie enregistrée sur le poste d'un collaborateur…
Avec le temps, les modèles se multiplient et vous perdez la maîtrise totale de vos documents, des versions et des spécifications et donc de vos garanties.
Un modèle de certificat d'analyse centralisé et maîtrisé !
9. Négliger l'archivage
Retrouver un CoA émis il y a trois ans devrait prendre quelques secondes.
Pourtant, beaucoup d'entreprises conservent encore leurs certificats en version word et pdf:
- dans des dossiers partagés ;
- dans des boîtes mail ;
- dans différents répertoires réseau.
En gros, ils peuvent être renommés, modifiés et lorsqu'un client demande un document ou qu'un audit démarre, la recherche peut rapidement devenir le parcours du combattant, et ça ce n'est pas possible !
Un document difficile à retrouver est un document difficile à exploiter.
10. Penser que le problème est le CoA
C'est probablement l'erreur la plus répandue.
Lorsqu'une entreprise rencontre des difficultés avec ses Certificats d'Analyse, elle cherche souvent à modifier le modèle (template) de base sur Word ou Excel, par référence, par type de produit et cela peut s'avérer extrêmement long et complexe sur des centaines de références !
Dans la majorité des cas, le véritable problème se situe ailleurs :
- les plans de contrôle ;
- les résultats dispersés ;
- les ressaisies ;
- les validations ;
- la traçabilité des lots.
Le CoA ne fait que révéler les faiblesses du processus.
Améliorer ses CoA commence par une réflexion profonde, une étude de risques et une structure sans faille du système de contrôle qualité.
Conclusion
La plupart des erreurs observées sur les Certificats d'Analyse ne sont pas liées au document lui-même.
Elles sont la conséquence :
- d'informations dispersées ;
- de ressaisies multiples ;
- et de processus insuffisamment structurés.
Plus les données qualité sont centralisées, plus la génération des CoA devient simple, rapide et fiable.
Le véritable enjeu n'est pas de produire un certificat plus esthétique.
Le véritable enjeu est de produire un certificat clair, compréhensible, traçable et sans ambiguïté.
Car au final, encore une fois, un CoA n'est pas un document marketing, c'est un engagement et une preuve.
