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[Etude de cas] Les 3 temps du contrôle qualité

 « Au premier temps de la valse, … » chantait Jacques Brel. La gestion des plans de contrôle et des analyses qualité est aussi une valse en trois temps qui tourne et accélère.

Maîtriser l’environnement règlementaire

Le premier pas de la valse Qualité consiste à connaitre le marché et l’environnement règlementaire dans lequel vous évoluez.

Pour l’industrie agro-alimentaire, c’est le règlement EC 178/2002 qui prévaut. Celui-ci stipule notamment : « un exploitant du secteur alimentaire est le mieux à même d’élaborer un système sûr de fourniture de denrées alimentaires et de faire en sorte que les denrées alimentaires qu’il fournit sont sûres. Il y a lieu par conséquent que la responsabilité juridique primaire de veiller à la sécurité des denrées alimentaires lui incombe ».

C’est cet ensemble de règlements qui vous indiquera les normes à respecter sur vos produits, les analyses à effectuer et les spécifications attendues. Cette étude règlementaire est une étape fondamentale pour construire la suite ; c’est la fondation de tout votre système de contrôle qualité. Pour les compléments alimentaires, le Synadiet, par exemple propose régulièrement une formation sur le panorama règlementaire propre aux compléments alimentaires. De l’environnement règlementaire, on peut catégoriser les contrôles à effectuer:

  • Ceux qui s’appliquent à tous vos produits.
  • Ceux qui sont propres à certaines catégories de produits.
  • Enfin, les contrôles spécifiques.

Élaborer les plans de contrôle

L’analyse règlementaire, vous permet ainsi de déterminer les spécifications internes que vous pourrez appliquer à vos matières premières, intermédiaires de production et produits finis selon les cas.

Il convient ensuite d’ajuster la périodicité de contrôle. En effet, la règlementation exige une obligation de résultat. Pourtant, c’est à l’industriel de définir et justifier les moyens à mettre en place. Il n’est donc pas nécessaire de tester systématiquement tous les paramètres de chaque produit. Au contraire, il peut être suffisant et intéressant d’effectuer pour chaque analyse de chaque produit une étude de risque multiple.

schéma type de présentation de la création d'un plan de contrôle

Risque consommateur et maitrise sanitaire

Le risque consommateur est le plus critique. Il concerne l’ensemble des risques qui ont un impact direct sur la sécurité alimentaire et la santé des consommateurs. L’enjeu est fondamental et ne doit pas être minimisé. Il peut également s’agir de risques qui ont une probabilité élevée de subvenir. Il est donc logique de contrôler régulièrement : contamination microbiologique, métaux lourds, oxide d’éthylène, etc.

Ensuite, l’entreprise va évaluer le risque business pour prioriser la mise en place des plans de contrôle. Quelle est mon exposition à tel produit ou tel fournisseur ? Quel serait l’impact sur l’entreprise de la non-conformité et du rappel de ces produits ou ingrédients.

Maîtriser les fournisseurs pour réduire les analyses

Le risque fournisseur est celui qui potentiellement a le plus d’impact sur le budget analytique annuel. Il faut pour cela sélectionner rigoureusement et qualifier au mieux les fournisseurs. En s’assurant que toutes les procédures qualité sont en place en amont, on maitrise au maximum le risque en aval. L’objectif est de se reposer autant que possible sur vos fournisseurs tout en réalisant des analyses ponctuelles. Un fournisseur certifié ISO, audité, qui vous envoie ses propres plans de contrôle et certificats d’analyse diminue son risque de non-conformité. Sa notation Qualité augmente et vous pouvez ainsi alléger la fréquence de tests.

Connaitre ses produits et ajuster ses plans de contrôle

Le risque produit est plus diffus. En s’appuyant sur les alertes RASFF ou les informations de l’EFSA, on arrive à savoir les matières sensibles ou à risque. Il faudra alors faire preuve d’une vigilance accrue. Au contraire, celles qui ne posent pas de problème pourront voir leur plan de contrôle allégé. C’est aussi l’expertise de l’entreprise qui entre en jeu et la valorisation de son patrimoine analytique. En effet, chaque rapport d’analyse ou certificat envoyé par un fournisseur enrichi une base de données considérable que l’industriel peut exploiter. C’est une ressource indispensable pour suivre la volatilité et le risque de tel ou tel paramètre. Ainsi, chaque résultat conforme ou non conforme à un impact sur les futurs lots à analyser. Il faudra aussi répercuter ce résultat, à la fois directement sur le produit, mais aussi sur le fournisseur, voire potentiellement une catégorie entière.

Avec cette matrice de risque, on va pouvoir attribuer une note à chaque produit et chaque analyse afin d’ajuster les périodicités de contrôle. Les analyse critiques, ayant un impact potentiel sur le consommateur seront systématiques, les analyses ayant des conséquences limitées pour l’entreprise seront effectuées principalement une fois à la validation de la matière. Entre les 2, la fréquence d’analyse peut varier en fonction du nombre de lot ou d’une période.

Le second pas de la valse Qualité consiste donc à établir les fiches de spécifications, contrôler les produits et enregistrer les résultats.

Plan – Do – Check – Act

Dès que vous réalisez une analyse, vous contrôlez vos produits et évaluez également vos partenaires. Chaque résultat conforme et en ligne avec celui de vos fournisseurs renforce votre niveau d’assurance et votre connaissance. Quand les résultats sont concordants, votre risque diminue. Cela vous permet d’espacer certains contrôles. Ainsi, plutôt que de tester des canevas entiers d’analyses, vous pouvez effectuer une rotation sur plusieurs analyses sentinelles. A tour de rôle, vous pouvez ne lancer qu’une partie des tests. Avec votre historique d’analyses, si votre résultat est conforme à celui de votre fournisseur, vous aurez de bonnes garanties quant à la conformité globale du produit. De plus, sur une période donnée, vous aurez contrôlé l’intégralité des paramètres. Vous pouvez également fonctionner sur le principe du contrôle inopiné, ou aléatoire. Chaque résultat conforme à celui de vos fournisseurs appuie la pertinence de vos contrôles et de vos fréquences. En revanche, chaque écart significatif doit poser question.

Ainsi, en connaissant vos produits, vos matières et vos fournisseurs, en les évaluant constamment, vous pouvez construire et mettre à jour votre plan de contrôle périodique. Cela vous permet de garantir en permanence la sécurité sanitaire des consommateurs et d’optimiser votre budget analytique tout en minimisant l’impact sur la rentabilité de votre entreprise.

Un outil pour les contrôler tous (vos plans de contrôle).

Le troisième pas de la valse Qualité est de trouver l’outil pour mettre en place vos plans de contrôle et suivre vos analyses et ajuster vos périodicités.

Au début, plusieurs fichiers Excel et une arborescence de dossiers précise suffisent pour vous évaluer vos fournisseurs et vos matières premières. En revanche, à mesure que votre portefeuille produits se développe, ou si vous souhaitez enregistrer et valoriser tous les résultats d’analyses, vous risquez de perdre du temps avec des formules et des macros complexes. Pire, un système qualité avec des feuilles de calculs, peut rapidement devenir un véritable château de cartes (ndlr : Merci F-K). Un outil comme CIKLab, dédié à l’organisation des plans de contrôles et au suivi des analyses, de la commande aux résultats, pourra probablement vous être utile.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir davantage.