L'importance des indicateurs pour le contrôle qualité
Comment choisir mes indicateurs de performance ?
Indicateurs de suivis : il faut des données fiables !
Quelques exemples
Nombre de non-conformités
Références
Coûts
Indicateurs de performance KPI
(Key Performance Indicator)
Des exemples de KPIs
Conformité
Coûts
En conclusion
Quels indicateurs pour le contrôle qualité ?
« Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’améliorer »
Lord Kelvin
L'importance des indicateurs pour le contrôle qualité
Le contrôle qualité est un processus qui vise à vérifier avec des preuves tangibles que la qualité d’un produit est conforme aux exigences (règlementaires, internes, clients).
Il permet également de mesurer l’efficacité de mon organisation de production : est-ce qu’elle se détériore, se maintien ou s’améliore ? Le contrôle de la qualité s’appuie, par définitions, sur des contrôles, des tests ou des analyses. L’objectif principal est d’éviter que des produits défectueux ne se retrouvent chez les clients ou les consommateurs.
Pour mesurer et améliorer son efficacité, le service de contrôle qualité doit avoir :
- un objectif de performance clair et défini,
- des moyens de mesurer les performances actuelles,
- une comparaison entre les performances et l’objectif afin de définir des actions correctives.
Pour comprendre le besoin et la nécessité d’avoir et de suivre des indicateurs, l’exemple d’un voyage en voiture est très parlant :
Imaginez un instant que vous deviez rallier Lille à Marseille en voiture avec votre famille. Imaginez-vous au volant et essayez de visualiser un tableau de bord complètement vide sans aucune indication !
Vous allez rapidement vous poser certaines questions pertinentes quant au pilotage.
- Ai-je assez d’essence pour le trajet ?
- Comment respecter les limitations de vitesse ?
- Suis-je en sécurité (pression pneus, freinage, signalisation etc.)
Il existe une multitude d’indicateurs différents et tous ne seront pas adaptés. C’est en fonction de l’organisation de votre structure que vous allez déterminer les indicateurs pour piloter votre activité de contrôle.
Il est donc primordial d’avoir des indicateurs de suivi pour récupérer des données fiables en temps réel. Ceux-ci vous permettront de construire ensuite des indicateurs de performance (KPI) ou d’efficience. Ces derniers vont vous aider à mesurer votre performance et à améliorer et faire progresser votre processus de contrôle.
Comment choisir mes indicateurs de performance ?
La méthode pour choisir de bons indicateurs de performance est assez simple en réalité
Quelle est la finalité de mon processus de contrôle qualité ? Quel est l’élément de sortie ?
L’élément de sortie : ce sont des produits vérifiés et conformes aux spécifications attendues (techniques, légales, réglementaires et commerciales)
Indicateurs de suivis : il faut des données fiables !
Pour piloter l’activité, comme nous l’avons vu, il faut disposer de données fiables en temps réel.
Ces données sont des indicateurs de suivis, une photographie de l’activité. Elles apportent déjà de premières réponses quant au pilotage des contrôles et à son organisation. Ces indicateurs servent également de base à l’élaboration d‘indicateurs de performance.
Quelques exemples d'indicateurs de suivi
Le nombre de non-conformités par référence
Permet de surveiller les références dont le risque de libérer un non conforme est statistiquement plus élevé.
Le nombre de non-conformités par fournisseur
Permet de surveiller les fournisseurs les plus à risque.
Références les plus vendues (nombre de lots)
Permet d’évaluer les références dont la libération d’un non-conforme aurait un impact important (beaucoup de clients touchés, CA impacté a peu impacté)
Références qui génèrent le plus de chiffre d’affaires pour ma structure
Permet d’évaluer les références dont la libération d’un non-conforme aurait un impact direct sur les ventes et le chiffre d’affaires de l’entreprise. (un ou plusieurs clients touchés, CA très impacté)
Coût de contrôles par produit
Permet d’évaluer les références les plus coûteuses à contrôler et de justifier les coûts
(Analyses plus chères ? périodicités plus fréquentes ? Risque élevé ? cahier des charges client ?)
Coûts par analyses
Permet d’évaluer les analyses les plus coûteuses et de comparer les laboratoires externes entre eux
Coûts par laboratoires
Permet de suivre les évolutions des dépenses auprès des laboratoires et de le rapporter au nombre d’analyses effectuées.
KPI de contrôle (Key Performance Indicator)
Des données fiables permettent de calculer des indicateurs de performance (KPI) :
Ce sont des valeurs mesurables qui permettent d’évaluer une amélioration ou une dégradation de votre processus au regard des objectifs à atteindre.
Appliqués au contrôle qualité, les KPI traduisent la performance de votre processus de contrôle.
Pour un service de contrôle qualité, être performant c‘est en premier lieu la capacité à détecter de façon certaine les non-conformités. Les détecter vite et le plus en amont possible de la vente d’un produit. Il s’agit donc de contrôler les matières qui entrent dans l’entreprise, celles qui sont en cours de fabrication et celles qui seront proposées à la vente. Mais, comme c‘est souvent le cas, le faire avec un budget limité et des délais serrés !
Prenons un exemple :
Pour un produit donné et d’une année à l’autre, considérons que vous avez le même constat :
- Vous avez contrôlé le même nombrede lots.
- Vous avez réalisé le même nombre d’analysesde contrôle
- Vous avez 100% de conformité
- Vous n’avez aucune réclamation client
Avez-vous été performant d’une année à l’autre ? D’un point de vue du contrôle : oui car aucun lot non conforme n’a été détecté et donc libéré.
Mais deux leviers de performance peuvent être mis en œuvre :
- Avez-vous amélioré votre délai de libération ? S’est-il dégradé ?
- Avez-vous réduit la charge de contrôle par lot ? ou a-t-elle augmentée ?
On voit bien qu’au-delà des indicateurs de suivis, vous avez la possibilité de vous fixer des objectifs de performance ou d’efficience.
Des exemples de KPI de contrôle
Conformité
Des sources d’inspiration que nous avons rencontrées en industrie :
- Nombre réclamation client : (en lien avec les spécifications du produit)
Vous pouvez bien sûr catégoriser les réclamations en fonction par exemple du lien avec la sécurité alimentaire (problème de Flore totale non conforme vs problème de couleur) choisissez celles qui sont en lien avec le processus de contrôle.
- Nombre de non-conformités : (analyses et/ou lots) sur les matières premières et le nombre de non-conformités sur les produits finis (analyses et/ou lots) :
Si le premier augmente et que le second diminue : à coup sûr vous améliorez votre capacité à détecter et vous réduisez le nombre de réclamations. Cela permet de vérifier que votre service fonctionne comme un filtre, il réduit et tend vers 0 le risque de vendre un produit non conforme.
- Pourcentage de non-conformités sanitaires :
Pourcentage (Nombre d’analyses avec non-conformité sanitaire / Nombre totale d’analyses sanitaires réalisées) permet d’évaluer l ‘évolution du risque de vendre un produit présentant un problème sanitaire. Il permet de prévenir la survenue du risque et d’adapter les contrôles et leurs fréquences.
- Délai de contrôle :
Délai moyen pour le contrôle d’un lot, peut être calculé aussi par type de produit, par catégories
- Taux de retard :
Pourcentage de lots libérés hors délais ; cela montre votre capacité à tenir les délais annoncés pour les contrôles prévus.
- Taux de couverture analytique :
Nombre d’analyses identiques disponibles chez des laboratoires différents. Si un laboratoire sous-traitant n’est plus en mesure d’assurer les analyses, vous devez avoir un laboratoire de secours fiable.
- Pourcentage de laboratoires sous-traitants accrédités :
Permet de mesurer votre niveau d’assurance et de fiabilité vis-à-vis d’analyses de sécurité alimentaire sous-traitées.
Coûts
- Coûts de contrôles :
Permet de mesurer la charge du contrôle nécessaire à la vérification de conformité. Elle peut s’exprimer par lot, par référence, par catégorie, mais aussi au Kg/Tonne etc. La fréquence de certaines analyses donne la possibilité d’intervenir sur les coûts. C’est un indicateur qui va faire plaisir à votre contrôleur de gestion !
- Coût moyen d’une analyse de contrôle
Coût analytique global / nombre d’analyses réalisées. Permet de challenger les laboratoires sur les prix des analyses ou de trouver d’autres sous-traitants.
- Taux de charge analytique globale (% du CA)
Ce ratio (coût de contrôle/CA) permet de mesurer l’impact du contrôle sur le chiffre d’affaires. L’évolution permet de savoir si vous contrôlez plus ou mieux. Il donne la possibilité pour chaque produit, de ventiler aussi les charges pour le calcul des marges.
- Ratio charge analytique fournisseur : (% sur coût d’achat matière)
Ce ratio (coût de contrôle/coût des matières premières) permet de mesurer l’impact du contrôle sur les matières premières nécessaires à la fabrication de produits conformes. L’évolution permet de savoir si la qualité des fournisseurs se dégrade ou s’améliore par exemple.
- Performance des fournisseurs :
Taux de conformité des matières premières (Nombre de lots conformes / nombre total de lots achetés) à calculer par fournisseur sur une ou plusieurs références de produits achetées.
En conclusion
Quels que soient les KPI que vous utilisez, choisissez ceux pour lesquels vous avez la capacité d’intervenir ; vous n’améliorez pas le niveau de qualité d’un fournisseur si aucune action corrective ne lui est imposée par le service de contrôle ou le service achat !
De même, pour qu’ils soient efficaces, le nombre de KPI à suivre doit être limités. vos KPI sont pertinents à un moment donné, en fonction de vos objectifs. Si les problèmes sont réglés, si les objectifs changent, n’hésitez pas à changer vos KPI.
En somme, vos KPI doivent vous permettre de vous améliorer, donc de générer des actions au sein de votre service ou de votre entreprise.
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