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[Etude de cas] Jusqu’à quand utiliser Excel pour suivre la qualité de mes produits ?

Le contrôle qualité pour une nouvelle marque de compléments alimentaires.

Bien souvent, au démarrage de leur activité, les marques de compléments alimentaires se reposent très largement sur le système qualité et les analyses de contrôle de leurs fournisseurs pour assurer la sécurité sanitaire et la conformité de leurs produits. En grandissant, elles développent leur propre système qualité et réalisent leurs analyses de contrôles périodiques. Rapidement se pose la question des outils et de l’organisation de l’information.

Le système qualité en écho du développement de l’entreprise

Relievd* est une nouvelle marque de compléments alimentaires fondée fin 2019. Relievd vise spécifiquement les jeunes retraités qui cherchent à garder un style de vie actif. Présente principalement sur Internet et de plus en plus dans les réseaux de pharmacie, Relievd a bâti sa croissance sur la qualité de ses produits et la transparence avec ses clients éduqués et exigeants.

Relievd propose une gamme de 10 produits et ambitionne de la compléter avec le lancement de 10 nouvelles formules d’ici 2 ans. Composée d’une équipe de 15 personnes, Relievd sous-traite l’intégralité de sa production à 3 fabricants de compléments alimentaires en fonction du type de galénique. Les façonniers s’occupent de l’achat des matières premières et emballages, sauf pour quelques ingrédients spécifiques qui sont achetés directement par Relievd. Le suivi qualité des produits est assuré par l’équipe de développement & formulation. A chaque commande, les façonniers envoient un certificat d’analyse pour le lot reçu et Relievd en vérifie simplement la conformité.

Avec le développement des ventes, l’augmentation de la visibilité de la marque et l’élargissement de la gamme, Relievd a déployé un ERP (logiciel de gestion des ressources) pour suivre les niveaux de stocks, les commandes clients et la facturation. S’il est possible de donner un statut qualité et de libérer un produit, l’ERP ne permet pas de gérer précisément le contrôle qualité.

Relievd souhaite mettre en place un réel système de contrôle qualité pour assurer la traçabilité de ses produits et garantir la performance de ses formules.

Il est donc décidé de :

  • Définir des spécifications précises pour les ingrédients achetés en direct et les produits finis.
  • Récupérer systématiquement les certificats d’analyses des lots reçus et d’enregistrer les résultats.
  • Mettre en place un système d’analyses périodiques pour contrôler les résultats des fournisseurs d’ingrédients et fabricants de compléments alimentaires.

Clic droit, enregistrer sous…

Pour cela, sans investissement nécessaire, la première solution, la plus rapide à mettre en place, est d’utiliser les outils bureautiques classiques, feuilles de calculs, dossiers & sous-dossiers.

Il s’agit d’abord de gérer les documents qualité avec des dossiers et sous-dossiers. Des dossiers principaux selon le type de produits, puis, d’un côté, un sous-dossier par produit avec la fiche de spécification et les informations qualité. De l’autre côté, un autre sous-dossier avec les certificats d’analyses qui viendront se trier par date d’ajout ou par nom. Il est évidemment possible d’affiner et complexifier l’arborescence. À chaque nouvelle réception, il suffit d’enregistrer les certificats d’analyses des fournisseurs et des laboratoires dans les sous-dossiers en mettant à jour le nom du fichier pour pouvoir les retrouver facilement.

Stratégie d’autocontrôles

Il faut ensuite analyser les matières et produits finis pour contrôler les résultats des fournisseurs. Si toutes les analyses ne peuvent pas être lancées d’un coup, le responsable qualité est au courant des matières et produits les plus critiques qu’il faut analyser en priorité. Comme il y a encore peu assez peu de produits et d’analyses à réaliser, il connait également les laboratoires auprès desquels les sous-traiter.

Pour compiler les résultats analytiques, une feuille de calcul fera l’affaire. On commence par entrer les spécifications des produits. A la réception d’un nouveau lot, on copie et colle ces spécifications, puis dans des colonnes supplémentaires, on indique le numéro de lot et le résultat par analyse afin de valider la conformité. Si besoin d’éditer un certificat d’analyse, on peut reprendre les valeurs sur des modèles prédéfinis que l’on enregistrera dans un dernier dossier.

Pour les jeunes entreprises avec une vingtaine de produits en catalogue, 5 à 10 lots ou une dizaine d’analyses par mois, c’est un système qui fonctionne très bien. Économique et pratique, cela permet de commencer à organiser l’information et mettre en place un système qualité sans contraintes.

Jusqu’à quand utiliser Excel pour suivre la qualité de mes produits ?

En revanche, dès que l’on augmente le nombre de référence, de lots et d’analyses, le système se complexifie et les tableurs et dossiers montrent leurs limites. Il faut être très rigoureux dans la nomination et le classement des fichiers pour les retrouver facilement. Créer les bons de commandes d’analyses et gérer les envois des échantillons devient fastidieux. Éditer de nouveaux certificats d’analyses, les valider et les enregistrer prend de plus en plus de temps. Enfin, pour éviter l’explosion des couts analytiques, on a de plus en plus recours à des plans d’analyses périodiques. Malheureusement, faute de données consolidées, cela est souvent fait de manière empirique sans réelle justification.

Il est alors temps de penser à l’étape suivante pour structurer le système de contrôle qualité. Relieved fonctionne en sous-traitance, tant pour la production de ses produits que pour leurs analyses. Ils n’ont donc pas besoin d’un réel logiciel de gestion de laboratoire (LIMS) qui sont davantage fait pour gérer un parc de machines analytiques ou les emplois du temps des techniciens de laboratoires.

Assurer la pérennité du système qualité

Dans ce cas, CIKLab est une alternative simple, adaptée aux besoins de Relievd. Tout d’abord, CIKLab permet au responsable qualité de créer des analyses et des fiches de spécifications et des lots. Toute l’information des fournisseurs est ainsi centralisée et il n’y a plus d’arborescence de dossiers à mettre en place.

Ensuite, CIKLab permet de relier les analyses de contrôle des produits à différents laboratoires d’analyses en fonction de leur expertise. À la réception d’un nouveau lot, il est très simple de voir quelles sont les analyses à lancer et il suffit d’un clic pour éditer les bons de commandes d’analyses. CIKLab assure ainsi la pérennité du système qualité.

Les résultats d’analyses des laboratoires et même des fournisseurs sont saisis dans CIKLab afin de valider la conformité des produits. Il est également possible d’extraire et comparer des résultats d’analyse sur une période donnée. Cela permet de comparer les résultats des fournisseurs et des laboratoires et de valider statistiquement la constance des produits pour ajuster la périodicité des plans de contrôles en conséquence.

Utiliser CIKLab permet de structurer son contrôle qualité et gagner du temps dans la gestion des documents; être plus efficace pour commander et suivre les analyses sous-traitées; construire et exploiter son patrimoine analytique pour ajuster ses plans de contrôle et limiter ses coûts de contrôle.

Pourquoi attendre ?

Mais alors, pourquoi attendre avant de structurer votre système qualité ? Le coût de la qualité sera toujours moins élevé que celui de la non-qualité.

Même si vous ne réalisez que peu d’analyses au départ, créer des fiches produits et enregistrer les données fournisseurs par lot vous permet de construire votre patrimoine analytique. C’est un premier indicateur intéressant pour suivre les évolutions dans le temps et vous permet de construire votre système qualité progressivement à mesure du développement de votre portefeuille produits.

* Cette étude de cas est purement fictive, tirée de nos différentes expériences et discussions avec nos clients, fournisseurs et contacts. L’objectif est de souligner les difficultés auxquelles les entreprises peuvent être confrontées et de mettre en avant des solutions simples et concrètes.