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L’édition des certificats d’analyses

23 décembre 2022

6 min

Maxence Duprez
Cofondateur de CIKLab

Les belles montres sont rangées dans des belles boites, que les cosmétiques ont de beaux emballages, les bons produits sont livrés avec des bons documents qualité.

L'importance de la documentation qualité

Des vendeurs de papier… 

Dans certaines industries, comme les ingrédients, la documentation qualité est plus importante que le produit lui-même… Surprenant, peut-être, mais c’est à peine exagéré.

C’est en effet la fiche de spécification qui permet à vos clients de choisir vos produits et le certificat d’analyse qui prouve son authenticité, son origine, sa qualité.

Tous les clients, peu importe leur place dans la chaine de valeur, contrôlent les données des certificats d’analyses de leurs fournisseurs. Parfois, c’est même l’unique contrôle effectué pour libérer un produit.

La documentation est un gage de sérieux et de confiance. C’est la documentation technique, davantage qu’une brochure commerciale qui va permettre à vos clients de choisir un produit. Une fiche technique complète et bien faite est la première preuve de qualité de vos produits.

D’ailleurs, à l’inverse, si la documentation n’est pas bonne, comment concevoir que le produit le soit ?

Ainsi, proposer une documentation qualité irréprochable, tant sur le fond que sur la forme est donc indispensable. En plus d’être un document technique, c’est le premier argument marketing et commercial.

Les informations indispensables sur les fiches de spécs et les CoA

D’un point de vue qualité, un produit n’est qu’un ensemble d’analyses et de résultats.

Un certificat d’analyse répond à une fiche de spécification ou une fiche technique.

  • La fiche technique indique les paramètres théoriques qu’un produit doit respecter.
  • Le certificat d’analyse donne les résultats précis propre à un lot.

Idéalement, le certificat d’analyse reprend exactement les informations de la fiche de spécification, en ajoutant simplement des précisions sur le lot en question et les résultats des tests. Il faut donc être vigilant pour que les certificats d’analyses et les fiches de spécifications soient bien mis à jour en même temps.

Les règlementations en vigueur selon les industries sont plus ou moins précises concernant les informations à retrouver sur les fiches de spécifications et les certificats d’analyses, mais globalement, on retrouve les mêmes informations.

Fiche de spécification

Certificat d’analyse

  • Information fournisseur
  • Identification produit
  • Spécifications
  • Validation
  • Durée de vie
  • Composition
  • Conditionnement et conditions de stockage
  • Paramètres à analyser
    • Analyte
    • Spécification (intervalle + tolérance)
    • Unité
  • Version de la fiche de specification
  • Date d’édition
  • Identité validateur
  • Information fournisseur
  • Identification produit
  • Spécifications
  • Validation
  • Identification produit
  • Identification lot
  • Résultats d’analyses
  • Etc.

Focus : Certificat d’analyses vs. Certificat de conformité

Il y a parfois un peu de confusion entre les certificats d’analyses et les certificats de conformité.

Évidemment, chaque industrie a ses normes et ses pratiques, mais en théorie :

  • Un certificat d’analyse contient uniquement les résultats d’analyses effectuées sur un lot particulier.
  • Un certificat de conformité représente l’engagement de l’entreprise sur l’ensemble des paramètres et la conformité globale du produit, sans donner les résultats d’analyses.

 

Pour les ingrédients, la plupart des certificats reprennent des résultats d’analyses et des informations de conformité.

Généralement, les paramètres physico-chimiques, les actifs et l’activité microbiologique sont testés systématiquement. En revanche, les contaminants (métaux lourds, pesticides, HAP), sont testés de manière périodique.

L'édition des CoA

Comme nous en avons déjà parlé, la plupart des industriels n’ont pas de logiciel dédié au contrôle qualité et à l’édition des certificats d’analyses. Tout leur contrôle qualité est géré grâce à des fichiers Excel et des documents Word.

L’édition des certificats d’analyses est donc un travail très fastidieux pour les responsables qualité qui doivent compiler les données, saisir les informations, vérifier, enregistrer et valider ces documents.

Mano mano

La manière la plus simple de procéder est de créer un certificat modèle type par produit ou par famille de produit. A chaque lot, il suffit de modifier les informations nécessaires (numéro de lot, DLUO, date de validation, etc.) et de mettre à jour les résultats d’analyses.

Une fois que le certificat d’analyse est prêt, il faut l’imprimer en .pdf, l’enregistrer dans le bon dossier tout en respectant la nomenclature pour pouvoir le retrouver, puis le valider en ajoutant une signature.

Comme tout est manuel, il est possible d’éditer des certificats personnalisés en fonction des besoin clients.

En revanche, remplir les certificats d’analyse demande beaucoup de vigilance pour ne pas faire d’erreurs de saisie. Également, c’est une activité très chronophage car Il faut compter en moyenne 10 à 15 minutes par certificat.

Pour une entreprise qui libère 200 lots par an, cela représente 50 heures soit 1500€.

Roi de la formule Excel

Sans trop de connaissance Excel et Word, avec de simples formules de recherche, il est possible d’automatiser un peu le process. Vous pouvez éditer un certificat d’analyse à partir d’informations entrées dans une base Excel. Cela permettra de gagner du temps dans le remplissage du document et surtout d’éviter des erreurs de saisie ou de copier/coller.

Vous commencez par regrouper vos produits qui partagent les mêmes analyses.

Dans un premier onglet, vous créez votre base de données de résultats d’analyse

Produit

Lot

ANALYSE 1

RESUL. 1

ANALYSE 2

RESUL. 2

Etc.

Produit A

1234

>10%

11%

Conform

Conform

 

Produit B

6789

>5%

6%

Conform

Conform

 

 

Ensuite, définissez des masques d’impressions et allez rechercher les informations en fonction du numéro de lot par exemple.

Produit A

 

 

 

N° Lot

1234

 

 

 

 

Spec

Resultat

 

Analyse 1

>10%

11%

 

Analyse 2

Conform

Conform

 

 

 

 

 

Produit B

 

 

 

N° Lot

6789

 

 

 

 

Spec

Resultat

 

Analyse 1

>5%

6%

 

Analyse 2

Conform

Conform

 

 

 

 

 

Cela vous fera gagner beaucoup de temps, à condition d’avoir un nombre de produits ou de famille limité. Malheureusement, les fichiers deviennent lourds très rapidement et les requêtes prennent trop de temps. Surtout, il est beaucoup plus compliqué d’adapter les masques de certificats aux spécificités clients ou produits.

De même, la mise à jour des documents qualité peut etre un vrai casse-tête. D’ailleurs, chaque changement doit etre effectué en double, sur la fiche technique et sur le certificat d’analyses.

Dans un système automatisé avec des formules, chaque changement peut casser les formules.

Si vous êtes sur un système manuel, vous pouvez avoir à modifier chacun des fichiers individuellement :

  • Imaginez devoir changer un logo ou une adresse dans 250 fiches produits ?
  • Imaginez devoir changer le nom d’une règlementation dans 1 000 certificats d’analyses modèles ?

Une solution simple et efficace pour éditer vos certificats d’analyses ?

Avec CIKLab, le logiciel de gestion de contrôle qualité, l’édition des certificats d’analyses est automatisée.

En même temps que vous gérez vos plans de contrôle et suivez vos lots, vous préparez :

  • Vos fiches de spécifications
  • Vos certificats.

Création des fiches de spécification

Dans CIKLab, vous commencez par créer vos produits.

Depuis votre catalogue :

  1. Vous ajoutez les analyses que vous souhaitez réaliser sur vos produits
  2. Vous ajustez les spécifications.
  3. Vous décidez quels paramètres doivent etre visibles par vos clients,
  4. En 1 clic, vous éditez votre fiche de spécification à jour en .pdf

 

Si besoin, vous pouvez adapter le design en fonction de votre identité visuelle.

Si vous gérez différents cahiers des charges pour vos fournisseurs ou qu’un client à des spécifications particulières, vous pouvez simplement le gérer dans CIKLab.

Édition des certificats d'analyses

Quand vous créez un nouveau lot, CIKLab vous aide à choisir les analyses à effectuer et à les commander auprès de vos laboratoires.

A réception des rapports, les résultats d’analyses sont entrés dans CIKLab et un process de validation permet de clôturer et libérer les lots.

Ensuite, en 1 clic, vous éditez automatiquement vos certificats d’analyses.

Ils sont directement signés et imprimés en PDF, nommés en fonction d’une nomenclature précise et directement liés à vos produits et vos lots. Toute la documentation est disponible dans votre bibliothèque en ligne. Vous ne perdez plus de temps à enregistrer vos documents dans une arborescence complexe de dossiers. Vous pouvez même autoriser vos commerciaux à accéder aux fiches techniques et certificats d’analyses, mais pas aux autres documents qualité.

Spécifique clients

Pour éditer une fiche technique ou un certificat d’analyse spécifique client, c’est encore plus rapide.

A partir de votre produit standard, vous créez le cahier des charges de votre client et éditez sa fiche technique. Pour éditer un certificat d’analyses, vous pouvez importer les résultats de votre produit standard et éditer le certificat qui correspond au cahier des charges du client.

La gestion de la tracabilité vous permet de remonter au produit source sans risque d’erreur.

Avec CIKLab, vous éditez vos certificats d’analyses facilement, vous limitez le risque d’erreur et vous gagnez un temps précieux dans la gestion du contrôle qualité.

 

N’hésitez pas à nous solliciter pour une démonstration ou un essai !

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